Bestuursassistent

Omschrijving organisatie

Het Minkema College, locatie Minkemalaan, is een openbare school voor havo en vwo (atheneum en gymnasium) in Woerden. De school maakt, samen met de locatie Steinhagenseweg voor beroepsonderwijs en mavo, deel uit van de Stichting Minkemacollege. De beide locaties opereren als zelfstandige scholen.
Het Minkema College is als school sterk verankerd in Woerden en omgeving. De school streeft ernaar om in samenwerking met leerlingen, hun ouders en de omgeving (basisonderwijs, gemeente, bedrijven en instellingen) vorm te geven aan kwalitatief goed en uitdagend onderwijs. Verantwoording afleggen over de kwaliteit van hetgeen wij doen, hoort daar voor ons bij. Hiermee wordt wat ons betreft een basis gecreëerd waarvan uit de dialoog omtrent de kwaliteit en ontwikkeling van ons onderwijs met leerlingen, ouders en omgeving kan plaatsvinden.

Functieomschrijving

Voor het komende schooljaar zijn wij op zoek naar een enthousiaste en daadkrachtige bestuursassistent die ons team komt versterken.

Onze school, met één bestuurder en twee locaties, biedt een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is.

De bestuursassistent ondersteunt de bestuurder bij het voorbereiden, uitvoeren en bewaken van het strategisch beleid en de besluiten die worden genomen.

Je zorgt ervoor dat besluitvorming tijdig en conform de regels verloopt, zodat de organisatie transparant en controleerbaar wordt bestuurd. Je bent de verbindende schakel in de communicatie tussen het bestuur, de Raad van Toezicht (RvT), het management en de medezeggenschapsraad. In deze functie stem je nauw af met de secretarieel medewerker over het agendabeheer van de bestuurder en de voorbereiding van vergaderstukken.

De belangrijkste taken zijn:

Ondersteuning bestuur en RvT

• Informatie & planning: Je stelt een informatieprotocol en bijbehorende planning op en bewaakt de uitvoering hiervan nauwgezet.
• Procesbewaking: Je volgt de voortgang van dossiers en onderwerpen; je grijpt proactief in zodra een proces vertraging oploopt.
• Vergaderondersteuning: Je bereidt de vergaderingen van het MT, de RvT en de commissies voor en stelt de notulen op.
• Opvolging & verslaglegging: Je bewaakt de afhandeling van actiepunten en besluiten. Ook ondersteun je de RvT bij het jaarverslag en (her)benoemingen.
• Procedures & beheer: Je begeleidt klachten- en bezwaarprocedures en zorgt dat termijnen en verslaglegging kloppen. Daarnaast beheer je het archief en de correspondentie.
• Kwaliteitsverbetering: Je signaleert knelpunten in de werkprocessen tussen het bestuur en commissies en voert praktische oplossingen door.

Ondersteuning Commissie van Beroep voor de Examens

• Procedurele ondersteuning: Je ondersteunt de Commissie van Beroep voor de Examens bij de uitvoering en voortgang van lopende procedures.

Governance & Compliance

• Kwaliteitsbewaking: Je ziet toe op de naleving van de Code Goed Bestuur in het voortgezet onderwijs (VO).
• Beleid- & reglementbeheer: Je beheert de statuten, reglementen, interne protocollen en het integriteitsbeleid.
• Informatievoorziening: Je draagt zorg voor de publicatie en communicatie van goedgekeurde procedures en reglementen op het intranet en de website.

Wat wij vragen

Herken jij je in de volgende punten? En lijkt het je een mooie uitdaging?

Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie.

• Je beschikt over een hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ruime ervaring in een bestuurlijke omgeving, het liefst als bestuursassistent in het onderwijs.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.
• Je bent goed in staat om prioriteiten te stellen.
• Je bent flexibel, proactief en gemakkelijk benaderbaar.
• Je bent bereid om incidenteel in de avonduren te werken voor geplande vergaderingen.
• Je maakt nieuwe systemen snel eigen en zoekt voortdurend naar manieren om processen slimmer in te richten.

De werkdagen bepalen we in overleg, waarbij incidenteel vanuit huis ook tot de mogelijkheden behoort. De vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn in de avond gepland.

Wat wij bieden

• Een energieke en gezellige werkomgeving waarin je volop kunt groeien als medewerker. Je werkt samen met enthousiaste collega’s, waarbij je elkaar ondersteunt en inspireert. Er worden regelmatig leuke activiteiten georganiseerd.
• Een vitale werkomgeving , ondersteund door mooie regelingen zoals bedrijfsfitness en een fietsregeling. Daarnaast stelt het Minkema College een platform beschikbaar waar je aan de slag kunt in het kader van jouw vitaliteit, met online learnings, maar ook ondersteund door een coach of een psycholoog.
• Begeleiding en ondersteuning vanuit je leidinggevende en direct betrokken collega's. We ontwikkelen momenteel een mooi intranet wat je ook zal helpen de organisatie snel te leren kennen. Daarbij ontvang je een Chromebook in bruikleen voor online-vergaderingen en om van vergaderingen de verslagen te maken.
• Makkelijke bereikbaarheid dankzij de ligging vlakbij het Woerdense NS-station, waardoor je je geen zorgen hoeft te maken over je dagelijkse reistijd.
• Mooie arbeidsvoorwaarden volgens de cao vo, waarbij het Minkema College een aanvulling heeft door onder andere een ruime PB-regeling, de generatieregeling en andere mooie arbeidsvoorwaarden waar we je graag verder over informeren.