Bestuursondersteuner (Regelneef)

Omschrijving organisatie

Innoord is het bestuur van alle zestien openbare basisscholen (inclusief een school voor speciaal basisonderwijs) die Amsterdam-Noord rijk is. De stichting is verantwoordelijk voor het onderwijs aan ruim 4000 kinderen en heeft 400 medewerkers in dienst.
Het openbaar onderwijs in Amsterdam-Noord werd in het verleden bestuurd door het stadsdeel. Het basisonderwijs in het stadsdeel is verzelfstandigd in 2008 en sinds begin 2011 is sprake van een stichting voor openbaar onderwijs met een raad van toezicht. Voorheen was de naam van de stichting openbaar onderwijs noord (SOON). Met ingang van 2 juni 2017 draagt de stichting de naam Innoord. Deze naam past beter bij de dynamiek van de organisatie en het onderwijs in dit deel van de stad.
Innoord is onderdeel van de Federatie Openbaar Primair Onderwijs Amsterdam. Ook Amsterdam West Binnen de Ring (AWBR), Samen tussen Amstel en IJ (STAIJ), Stichting Sirius, Stichting Openbaar Onderwijs aan de Amstel en Stichting Westelijke Tuinsteden (STWT), Viertaal en Orion zijn lid van dit samenwerkingsverband.

Functieomschrijving

Bestuursondersteuner (Regelneef)

28 – 36 uur per week | Schaal 8 (min. €2.889, max. €4.254,-)

Als regelneef (m/v/x) ondersteun je de collega’s van het stafbureau en de schooldirecties. Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel collega’s als bezoekers en de onmisbare spil van ons kantoor. Je zorgt er voor dat mensen zich welkom voelen bij Innoord, dat alles op rolletjes loopt op ons stafbureau en dat de verschillende secretariële werkzaamheden professioneel worden uitgevoerd.

Een dag uit het leven van…

De dag begint vroeg, met een kop koffie en een snelle blik op de agenda. Op het stafbureau is geen dag hetzelfde. Er staan vergaderingen gepland, vragen van collega’s wachten op antwoord en er moet snel geschakeld worden tussen verschillende projecten.

Om 08:30 uur druppelen de eerste mails en belletjes binnen. Een collega meldt een last-minute wijziging in de planning, een collega vraagt om ondersteuning bij een parkeervergunningaanvraag en de bestuurder heeft input nodig voor een presentatie. Geen probleem, de regelneef schakelt snel, maakt een nieuwe planning en stuurt direct de juiste documenten door. Gedurende de dag probeer je zo goed als het kan alle telefoontjes te beantwoorden om de collega’s op kantoor te ontzorgen. Je bent dus altijd goed op de hoogte van wat er speelt. Je denkt in oplossingen en mogelijkheden!

Je houdt goed in de gaten of alle afspraken op tijd beginnen, zorgt dat alle gasten voorzien worden van koffie/thee en soms ren je nog snel even naar de winkel als er iets onverwachts op is (of als er plots iets te vieren valt :-).

Rond 16:30 uur nog een korte check: wat is afgerond en wat schuift door naar morgen? De mailbox is grotendeels leeg, de agenda voor de volgende dag staat klaar, vergaderruimtes zijn opgeruimd en staan al klaar voor het volgende overleg. Net voordat je af wil sluiten, belt de landelijke media en willen ze met spoed een reactie hebben op een politieke uitspraak en welke gevolgen dat kan hebben voor onze scholen. Je staat ze keurig te woord en zorgt dat de juiste directieleden geïnformeerd worden en dat er een statement gemaakt wordt.

Uiteindelijk gaat de computer uit en schakel je de telefoon door naar je mobiel, zodat Innoord altijd bereikbaar is.

Een dynamische dag vol schakelen, regelen en oplossen zit erop. Morgen weer een nieuwe dag vol uitdagingen en successen!

Hier krijg jij energie van:

Als regelneef ben je het onmisbare middelpunt van ons kantoor en houd je je bezig met onder andere de volgende werkzaamheden:

• Zorgen dat mensen zich welkom voelen bij Innoord;
• ontvangen van collega’s en bezoekers;
• beheren van de algemene inbox en het verzorgen van correspondentie;
• aannemen van de telefoon;
• netjes en gezellig houden van het kantoor (denk: planten, vaatwasser, koffiezetapparaat en oud papier, maar ook slingers als er feest is)
• Zorgen dat alles op rolletjes loopt op ons stafbureau;
• vergaderruimtes inrichten, werking AV-apparatuur, technische ondersteuning, onderhoud en storingen pand, ict, kopieer- en frankeermachine;
• inkopen kantoorartikelen en boodschappen en het onderhouden van contacten met externe dienstverleners;
• je bent onze bhv-er in geval van nood (uiteraard krijg je hiervoor een training)
• pro-actief opstellen en verspreiden van allerhande interne communicatie;
• Professioneel uitvoeren van allerhande secretariële werkzaamheden;
• het beheren van diverse agenda’s en het plannen van afspraken;
• maken van planningen en deze doorvertalen in de agenda’s;
• (mee)schrijven aan beleidsnotities en managementrapportages;
• opstellen agenda’s van vergaderingen en verzamelen vergaderstukken, verslagen maken en het bewaken van gemaakte afspraken;
• administratieve taken zoals archiveren en postverwerking.

Deze bagage neem jij mee:

Jij hebt relevante werkervaring en minimaal MBO4 werk- en denkniveau. Je kunt snel schakelen, bent stressbestendig en hebt humor. Het is belangrijk dat je zelfstandig kunt werken, flexibel en proactief bent. Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste. Als je ervaring hebt met het werken in een Google-omgeving is dat een pre.

Wat kun jij van ons verwachten:

Werken bij Innoord betekent dat je aan de slag gaat bij een dynamische gemeenschap waarin het primair openbaar onderwijs centraal staat. Wij bieden in eerste instantie direct een jaarcontract aan met de mogelijkheid tot een contract voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid. Een prima salaris (conform cao/po). Daarbij een eindejaarsuitkering, een vakantie-uitkering, een pensioenvoorziening, een reiskostenvergoeding, Fiscfree en een goede balans in werk en privé. En als kers op de taart : werken in het onderwijs betekent ook… alle schoolvakanties vrij!