Medewerker Facturatie & Projectadministratie

Omschrijving organisatie

Sinds 2005 verzorgen wij in opdracht van gemeenten, maatschappelijke organisaties en bedrijven cursussen gericht op het verbeteren van de Nederlandse taal. Zowel Nederlands als eerste taal (NT1) als Nederlands als tweede taal (NT2). Deze trajecten zijn gericht op taalniveau verhoging en verbeteren van de participatie in buurt en wijk of het werk. Onze inzet is altijd om onze deelnemers in een goed leerklimaat de Nederlandse taal te leren. Dat geeft ze vele nieuwe mogelijkheden en kansen. Wij helpen hen deze kansen te pakken! Deze inzet, overtuiging en ervaring heeft ervoor gezorgd dat wij een echte NL-aanpak hebben ontwikkeld.

Functieomschrijving

Jouw rol in één zin

Jij zorgt dat onze facturatie van honderden inburgeringstrajecten klopt tot op cursistniveau — en dat we nooit een factuurmoment missen.

Wat ga je doen?

NLtraining voert inburgeringstrajecten uit door heel Nederland. Achter elk traject gaat een reeks facturatiemomenten schuil: bij de start, tijdens het traject en bij de afsluiting. Die momenten leggen we vast in onze eigen project- en cursistenadministratie (DVS) en verwerken we vervolgens in onze financiële administratie.

Op dit moment is die projectadministratie nog niet op orde. We willen toe naar een situatie waarin elk traject op individueel niveau inzichtelijk is — wat al gefactureerd is, wat openstaat en waarom. Het zwaartepunt ligt bij het op orde brengen van de projectadministratie en de facturatie in DVS, ons eigen systeem; van daaruit zorg je dat de financiële verwerking in Exact Online klopt en aansluit.

Je werkt hierin nauw samen met Finance en Bedrijfsvoering, die samen sturen op het verbeteren van onze project- en facturatieprocessen — jij bent degene die het in de uitvoering voor elkaar krijgt en de reguliere facturatie daarna soepel laat lopen. Concreet doe je dat door:

• De projectadministratie en facturatie per traject op orde te brengen: zorgen dat alle facturatiemomenten per cursist compleet, juist en herleidbaar zijn vastgelegd.
• De bestaande administratie op te schonen en aan te vullen, zodat de facturatie op cursist- en trajectniveau klopt.
• De vastlegging in ons cursistenportaal te laten aansluiten op de financiële administratie in Exact Online, zodat per traject zichtbaar is wat gefactureerd is, wat openstaat en wat nog te factureren valt.
• De reguliere facturatie te verzorgen: facturen aanmaken, controleren op juistheid en correct verwerken.
• Actief te signaleren wanneer factuurmomenten ontbreken of onvolledig zijn.
• Samen te werken met projectleiders en de teams Finance en Bedrijfsvoering om grip te houden op openstaande bedragen.

Dit is werk waarbij je écht in de data duikt. Je werkt met grote overzichten, traceert afwijkingen en brengt orde in complexe administraties. Als jij hier energie van krijgt, ben je de persoon die we zoeken.

Wat breng je mee?

• Minimaal 3 jaar werkervaring in een financieel-administratieve of projectadministratie functie.
• Ervaring met het werken in een project- of cursistenadministratiesysteem en met facturatie- of boekhoudsoftware; kennis van Exact Online is een pre.
• Gevorderde Excel-vaardigheden — je bent comfortabel met grote datasets en kunt zelf verbanden leggen.
• Scherp oog voor detail: een ontbrekende factuurpost of afwijking in een overzicht zie jij meteen.
• Je bent proactief en niet bang om een projectleider aan te spreken als de cijfers niet kloppen.
• Je werkt gestructureerd, hebt gevoel voor prioriteiten en houdt van werk waarbij de administratie écht op orde is.

Wat bieden wij?

• Een bruto maandsalaris tussen €3.300 en €4.000, afhankelijk van ervaring (o.b.v. 40 uur).
• Een dienstverband van 32 tot 40 uur per week.
• Hybride werken: 2 dagen op kantoor in Utrecht, de rest vanuit huis.
• Een zelfstandige rol met een directe rapportagelijn naar de Manager Finance & HR.
• Een organisatie met een duidelijke maatschappelijke missie: wij helpen mensen om volwaardig mee te doen in Nederland.