Officemanager/ Management Assistent

Omschrijving organisatie

De ASKO zet zich bewust en actief in voor kwalitatief goed onderwijs. De ASKO vormt het bestuur van 31 ​basisscholen in Amsterdam en omstreken. De scholen hebben verschillende onderwijsconcepten waardoor je als leerkracht kennis kunt maken met meerdere vormen van onderwijs. ASKO is actief met innovatieve ontwikkelingen, zoals traineeship voor startende leerkrachten, verrijkingsonderwijs, 21 ste eeuwse vaardigheden, de Day A Week school (project voor hoogbegaafde kinderen), Onderwijstijdverlenging, Opleiden in de School en leren met ICT.

Functieomschrijving

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen?

Werk jij graag in een dynamische onderwijsomgeving waar geen dag hetzelfde is?

En combineer jij gastvrijheid met strakke organisatie en bestuurlijke sensitiviteit?

Dan zijn wij op zoek naar jou!

Het bestuursbureau heeft een cruciale rol in het faciliteren, adviseren en controleren binnen de organisatie. Professionalisering, rolduidelijkheid en procesgericht werken zijn

• belangrijke speerpunten voor de komende jaren.

Binnen deze context vervul jij een sleutelrol.

Jouw rol

Als Officemanager / Management Assistent ben jij het organisatorische hart van het bestuursbureau én de rechterhand van de directeur.

Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, afspraken strak georganiseerd zijn en het bestuursbureau professioneel en gastvrij functioneert. Je beweegt moeiteloos tussen

• uitvoerende, organisatorische en ondersteunende werkzaamheden.

De functie kent twee duidelijke zwaartepunten:

• 1. Officemanagement – het fundament op orde

Je zorgt voor een goed georganiseerd en professioneel draaiend bestuursbureau. Denk hierbij aan:

• Postverwerking en beheer van (info)mailboxen;
• Ontvangst en begeleiding van bezoekers;
• Verzorgen van vergaderfaciliteiten (koffie/thee, lunches, zaalreservering);
• Bestellen en beheren van kantoorartikelen en attenties;
• Faciliteren van trainingen;
• Ondersteuning bij praktische organisatie van bijeenkomsten;
• Je creëert rust, overzicht en een verzorgde werkomgeving.
• 2. Managementondersteuning – strategisch en organisatorisch ontzorgen

Als managementassistent ondersteun je de directeur en werk je nauw samen met het bestuurssecretariaat. Je taken omvatten onder andere:

• Complex agendabeheer en planning van afspraken;
• Voorbereiden en organiseren van overleggen (stukken opvragen, agenda’s opstellen, verspreiden);
• Notuleren en bewaken van actielijsten;
• Signaleren en opvolgen van acties vanuit bestuursoverleggen;
• Voorbereiden van memo’s en communicatie richting scholen;
• Inplannen van begrotings-, kwaliteits- en formatiegesprekken met 33 scholen;
• Organiseren van externe bijeenkomsten;
• Ondersteuning bij HR-gerelateerde correspondentie;
• Beheer van de inbox van het bestuurssecretariaat;
• Bewaken en actualiseren van protocollen (bijv. rouwprotocol);
• Je werkt zorgvuldig, discreet en met bestuurlijke sensitiviteit.

Wat breng jij mee?

Profiel

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring in officemanagement en/of managementondersteuning;
• Ervaring in een bestuurlijke of onderwijsomgeving is een pré;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden;
• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;
• Digitale vaardigheid (Office 365; ervaring met administratieve systemen is een plus).

Persoonlijkheid

• Proactief en anticiperend;
• Discreet en betrouwbaar;
• Gastvrij en professioneel;
• Stressbestendig;
• Accuraat en gestructureerd;
• Sensitief voor bestuurlijke verhoudingen.

Je begrijpt dat jouw werk bijdraagt aan het professioneel functioneren van het bestuursbureau en daarmee indirect aan de kwaliteit van het onderwijs.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid;
• Een professionele en ambitieuze werkomgeving;
• Een organisatie in ontwikkeling waar jouw bijdrage zichtbaar impact heeft;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een 13e maand, 10 weken vakantie tijdens de schoolvakanties, oktober toelage.

Word jij onze nieuwe collega? Solliciteer via de link hieronder.