Administratief medewerker

Omschrijving organisatie

Voel je welkom bij PCOU Willibrord. Een scholengroep waar je kunt rekenen op een rijke diversiteit aan collega’s met een groot onderwijshart. Waar we elkaar waarderen, juist ook waar we verschillen en anders denken. We hebben lef en zijn ambitieus. Op onze 44 scholen in Utrecht, De Meern, Vleuten, Breukelen, Maarssen, Nieuwegein, Vianen en IJsselstein voor primair, voortgezet en gespecialiseerd onderwijs, gaan we samen voor de beste ontwikkelkansen voor iedere leerling én voor onze 2.800 medewerkers. Groots voor elkaar!

Functieomschrijving

Wie zijn wij

De Schakel is een fijne school in de wijk Overvecht. De Schakel is een Familieschool en dat voel je als je binnen bent.

Samen met organisaties uit de wijk ondersteunen we kind en gezin en ondertussen staan we voor stevig onderwijs waardoor kinderen sterke startkansen krijgen.

Met onze school willen wij het verschil maken voor alle kinderen in Overvecht. Met een betrokken en deskundig team bieden we, vanuit een cultuur van hoge en positieve verwachtingen, kansrijk onderwijs en laten we kinderen kennis maken met de wereld. Zo bereiden we kinderen voor om zich ontwikkelen tot veerkrachtige wereldburgers die vol trots naar zichzelf en hun omgeving kijken.

Verantwoordelijkheden/functiekenmerken

Als administratief medewerker ondersteun je de directie en het team van De Schakel bij de dagelijkse administratieve en secretariële werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat onze leerlingenadministratie zorgvuldig, volledig en actueel is en bent een belangrijk aanspreekpunt voor ouders en collega’s.

Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

• beheren en bijhouden van de leerlingenadministratie in ParnasSys;
• verwerken en controleren van nieuwe aanmeldingen en inschrijvingen;
• plannen van intakegesprekken en bewaken van start- en inschrijfdata;
• contact onderhouden met ouders over aanmeldingen, inschrijvingen en ontbrekende gegevens;
• controleren en corrigeren van leerlinggegevens en verwerken van gegevens in ROD;
• opstellen en bijhouden van de NDBU-lijsten en contact opnemen met ouders wanneer dat nodig is;
• beheren van Parro en ondersteunen van collega’s en ouders bij algemene vragen hierover;
• maken van administratieve overzichten en lijsten voor directie, intern begeleiders en leerkrachten;
• notuleren tijdens teammomenten en waar nodig uitwerken en verspreiden van de verslaglegging;
• verzorgen van algemene secretariële werkzaamheden, zoals correspondentie, archivering, documenten en afspraken;
• beantwoorden van telefoon en ontvangen en doorverwijzen van bezoekers;
• uitvoeren van bestellingen en ondersteunen bij praktische organisatorische werkzaamheden binnen de school.
• Waar nodig ondersteun je daarnaast bij eenvoudige ICT-vragen en kantoorapparatuur en lever je een bijdrage aan de organisatie van schoolbrede activiteiten.

Dit ben jij

Je bent een nauwkeurige, zelfstandige en servicegerichte administratief medewerker die overzicht weet te houden en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie.

• hebt ervaring met administratieve en secretariële werkzaamheden;
• werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• bent digitaal vaardig en kunt goed werken met administratieve systemen en Microsoft Office;
• hebt bij voorkeur ervaring met ParnasSys en Parro;
• communiceert duidelijk en vriendelijk met ouders, collega’s en externe partijen;
• kunt zelfstandig prioriteiten stellen binnen een beperkt aantal beschikbare uren;
• beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
• kunt tijdens vergaderingen de hoofdlijnen goed onderscheiden en duidelijke notulen maken;
• bent zorgvuldig in het omgaan met persoonsgegevens en bent bekend met de uitgangspunten van de AVG;
• bent flexibel en vindt het prettig om in een schoolomgeving te werken met het team, ouders en leerlingen.

Wat wij bieden

Je komt te werken op De Schakel, een school waar samenwerking, betrokkenheid en goede ondersteuning van leerlingen en ouders centraal staan.

Wij bieden:

• een afwisselende administratieve functie voor één dag per week;
• een belangrijke ondersteunende rol binnen de schoolorganisatie;
• samenwerking met directie, intern begeleiders, leerkrachten en ondersteunend personeel;
• ruimte om zelfstandig je werkzaamheden te organiseren;
• een professionele en collegiale werkomgeving;
• mogelijkheden om je kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen;
• arbeidsvoorwaarden conform de cao Primair Onderwijs.